Ordenen ga oss alle tilgang til Focus i 2001. Det begynte sakte med implementering av Sekretærens område. Så kom Skattmester i gang. Det er kun de 2 som har skrivetilgang i Focus. Storrepr. og HM har lesetilgang. DSS har lesetilgang for hele sitt distrikt.

Vår leir er så ny at vi har tatt i bruk alle funksjoner fra begynnelsen av. Derfor har vi lite å arkivere på papir i skap, eller hjemme hos kollegiet. Historien er ivaretatt elektronisk. Det er kun Skattmesters bilag til regnskapene, men de skal kun oppbevares i 5 år.

Focus – for meg:

Alle Matriarkene kan lese en del i Focus. Protokollen fra alle leirslagningene er viktig lesing.
Protokollen blir ikke lest jevnlig fra HM stolen, dere må selv ta dette initiativ. Det er noen få Matriarker som ikke har egen tilgang til PC, nettbrett eller telefon kan lese den rett før leirslagningen begynner. Matriark Sekretær har alltid med et eksemplar som legges på bordet der Ørkenvakten står og tar imot terminpassordet. Sett dere ned en liten stund og les den før dere går inn.

Nå har også Leder av Revisjonsnevnden tilgang til Skattmesters regnskap i Focus. Dette er for å ha direkte tilgang når det revideres. Denne tilgang har hun som leder av revisjonsnevnden da Matriark Sekretær har lagt inn navnene på de som er i nevndene. Den som er leder i en nevnd, er spesifisert som leder i Focus.

Alle har adgang til å se/lese hva som står om deg selv på Focus. Dette leser du i kartotekkortet ditt. Her ser du både det som sekretær i din egen loge har ført inn og det som sekretær i leiren fører inn. Det er sekretær i logen som gjør endringer på telefonnummer, adresse, evt. navnebytte. Hun fører også inn alle embeder du har og hvilke nevnder du er/har vært medlem i for logen. Også gradene i logen og belæringene der.
Det som gjelder for leiren er det leirens sekretær som fører. Det er leirgrader med belæringer. Du kan kun lese ditt eget kartotekkort, men du kan finne alle som er medlemmer i ordenen. Da må du søke etter brødre og søstre.

Vil du finne ut mer – ta kontakt med Kollegiet eller Herolden – så hjelper vi deg.

Focus for Leiren:

Matriark Sekretær har lagt inn alle de protokoller fra de fysiske bøkene, i Focus.
Bøkene er gitt til Museet i Sandefjord. DSS har tilgang til å lese alle protokollene. Det har også Storrepr. og HM.

Med stor hjelp fra Kansellimedarbeider Helle Aandahl er det redigert, rettet alle de utnevnte Embedsmenn som ligger i Focus med korrekte titler. Det var mye å rette opp, det har ikke vært noen opplæring i Focus mht de nye titlene fra 2011 for leirene. Nå skal dette videreformidles til de som kommer etter oss også.

Også punktet Dokumenter har vi tatt i bruk. Alle Brev som vi mottatt – det være seg pr. post eller e.post skal legges inn her. Post vi skriver og sender selv, blir lagret og legges direkte inn i Focus. Sekr. vil på et ettermøte vise dette for alle.

Skattmester har hele regnskapet lagt inn. Her er det også HM og Storrepr. som har lesetilgang.

Protokoll fra kollegiemøtene er også lagt inn. Dette kan leses av Storrepr. og HM, alle de andre i kollegiet får protokollen tilsendt pr. e.post.