Handlingsplan for Loge no. 5 Vesterlen 2021-2025

Denne handlingsplan er utarbeidet av Nemd for Styrkelse og Ekspansjon 2021-23, samt er gjennomgått og justert i logens embetskollegie. Planen skal revideres i 2023 for en ny 4 årsperiode.

Handlingsplanen skal være en fast post på alle Embetskollegiemøter, og OM har ansvar for planens gjennomføring.

Handlingsplanen er delt i følgende hovedkapittel:

  1. Styrkelse og ekspansjon
  2. Etisk innhold og ritualer
  3. Utadrettet virksomhet og ekstern synliggjøring.
  4. Informasjon og intern synliggjøring
  5. Organisasjon
  6. Kontakt og samarbeid med andre ordensenheter
  7. Økonomi
  1. Styrkelse og ekspansjon.
  1. Møtedeltakelse og internt engasjement.
    1. Fremmøte.

Godt fremmøte er viktig for å skape et godt miljø som involverer flest mulig av brødrene, gi mulighet for personlig utvikling, gir mangfold og legger grunnlaget for rekruttering.

Møtedeltakelsen i Loge no. 5 Vesterlen har i perioden fra 1. september 2017 til 21. september 2021 vært 46 %, på de fysiske møtene, med en svakt stigende tendens. Det er anslått at ca. 70 % av brødrene møter minst en gang pr. termin.

I perioden mars 2020-mai 2021 ble det avholdt digitale møter på Teams (23 møter), samt 2 ekstraordinære møter med begrenset deltakelse, for forfremmelse. Møtedeltakelsen på de digitale møtene var 29,4 %, men snittalderen var omtrent den samme som på ordinære møter.

Det er en klar tendens til lavest fremmøte ved møter med gallaantrekk.

  1. Målsetting: Fortsatt vekst i gjennomsnittlig møtedeltakelse.  Målsetting 50 %, samt at 75 % av brødrene møter på minst ett møte hver termin.
    1. Tiltak
      1. Identifisering og oppfølging av brødre med lav møtedeltakelse, som ikke har vesentlige hindringer (fysiske, sykdom etc.) for oppmøte, for å identifisere mulige tiltak for økt oppmøte;
        1. Arrangere henting av brødre som trenger assistanse. Ansvar: Nevnd for Omsorg.
          1. Arrangere/koordinere henting: Nemd for Omsorg.
          2. Identifisere brødre som kan trenge henting: Ansvar: Embetskollegiet/Nevnd for Omsorg.
          3. Oppfølging av andre brødre som møter sjelden/ikke møter.
            1. Telefonoppfølging. Ansvar Embetskollegiet.
            2. SMS påminnelse med «lokkende» beskrivelse av møtets innhold, sendes ut fortrinnsvis fredag før møtet. Gjerne med oppfordring «Du har lov til å melde tilbake at du kommer». Ansvar: Herold
      2. Bruk av SMS og sosiale media med info om kommende møte, for å informere og oppfordre til møtedeltakelse – ref.  pkt. 4.a. Ved påmelding kan det med fordel tas en oppfølging med personlig SMS til brødre som ikke er påmeldt. Ansvar: Herold og UM.
      3. Gode møteprogam, både i logesal og på ettermøtene.

Brodermåltidet er en viktig del av ettermøtet, og vektlegges. Det oppfordres til at brødrene «sirkulerer» og har samkvem med flest mulig brødre i løpet av et semester, både under brodermåltidet og i salongene. Under ordinære klubbaftener kan også embetskollegiet sitte spredt på flere bord.

UM må planlegger møteprogrammet med så lang tidshorisont som mulig (fastsatt møteprogram), og kan benytte både interne og eksterne krefter for opplysning og underholdning. Engasjerende tema og underholdende innslag balanseres med brødrenes ønske og behov for tid også til samtale og ”drøs”.

       Ansvar logemøter: OM

Ansvar ettermøter: UM. Nemd for Styrkelse og Ekspansjon bidrar til å skaffe             

                                   interessante foredragsholdere og annet program/underholdning.

  1. I tillegg til Nevnd for Styrkelse og Ekspansjon, og Nevnd for Omsorg, skal OM og Embetskollegiet være informert og delta i arbeidet for økt møtedeltakelse. De involverte skal legge vekt på samhandling for å bidra til god felles innsats.   
    1. Det skal spesielt vektlegges å involvere og engasjere yngre/nye brødre, både i logesalen, og på ettermøtene, for eksempel som utnevnte embetsmenn, vikarer på stoler, gradsspill, taler, komitearbeid etc. som er mulig i den logegrad de har. Nye brødre kan med fordel vente noen møter (2-3) før de trer inn i privatnemden/kjøkkentjeneste.

Ansvar: Fung. Eks OM, Embetskollegiet og alle brødre.

  1. Sosialaften.

Sosialaften arrangeres hver høsttermin, med utlodning(er) til inntekt for Logens Sosialfond og evt. definert sosialt formål. Sosialaften skal være åpen (ettermøtet) for ledsagere og venner og venners ledsagere. Ansvar: Embetskollegiet.

  1. Eldre brødres aften.

Eldre brødres aften arrangeres hver vårtermin. Alle brødre eldre enn 75 år får da gratis måltid og tilbud om henting hjemme, og tilsvarende kjøring hjem igjen. Dette kan også vurderes kombinert med Ex.OM som bekler alle stolene under logemøtet.

  1. Festloge

Det arrangeres festloge nærmeste lørdag til logens stifelsesdato 21. januar. OM fastsetter om det skal være festloge med eller uten ledsagere. Ledsagere inviteres uansett til ettermøtet, som skal legge vekt på sosialt samvær. Ansvar: OM/Sosialnevnd.

  1. Sommertur.

Det avholdes sommertur, fortrinnsvis som ”blåtur”, etter siste logemøte før sommeren, normalt første uke i juni. Ansvar: UM/Sosialnevnd.

  1. Ledsagere

Det er viktig at ledsagere/partnere også får en tilhørighet til logen. Ledsagere inviteres ved festloge og sosialaften (ettermøtet). Sommertur kan arrangers med eller uten ledsagere.

  1. Andre tiltak.

Det oppfordres til bruk av etablerte og nye muligheter for brødrene til å holde god kontakt også utenom møtene i logen. Ref. Det Vesterlenske Turlag sine arrangement (turer og besøk til andre loger), mandags- og torsdagstreff.

  1. Rekruttering.

Loge no. 5 Vesterlen har 86 medlemmer pr. oktober 2021.
Gjennomsnittsalderen i loge no. 5 Vesterlen er 68,5 år, og har økt gjennom Koronatiden.
Det er pr. oktober 2021 12 brødre som er eldre enn 75 år (14 %).
Det er 4 (4,6 %) brødre under 50 år.
et er 56 (65 %) av brødrene som var 50 år eller yngre når de ble tatt opp i Ordenen.
Gjennomsnittlig medlemstid for disse er nesten 25 år.
13 brødre har under 10 års medlemstid. Disse har en snittalder på 65 år.

Alle som har interesse av Ordenen og oppfyller de krav som stilles, er velkomne som medlem i Loge no. 5 Vesterlen. Det er likevel vesentlig, både for å få gode møter og av hensyn til fremtidig rekruttering, at vi får en jevnere alderspredning, og lavere gjennomsnittalder.

Det skal derfor vektlegges rekruttering av ”yngre” brødre, og aldersgruppen 40-50 år spesielt.

  1. Tilvekst
    1. Målsetting

Logens medlemsmasse skal opprettholdes og etter hvert vise økende antall. I løpet av 4 årsperioden (2021-2025) omfattet av denne plan skal antall medlemmer igjen passere 95. Dette vil kreve en netto tilvekst på min. 2 brødre pr. år, og et forventet gjennomsnittlig antall nye brødre på minst 3-5 pr. år. Av disse bør majoriteten være under 50 år.

  1. Tiltak
    1. Fadder. Interessenter som melder seg utenom de ”kanaler” hvor en fadder naturlig blir etablert, skal ”tildeles” en fadder av OM eller Fung. Ex OM, etter avklaring med vedkommende bror. Det skal vektlegges alder, erfaring, bosted og andre felles nevnere som kan bygge opp under et tett og godt forhold mellom den nye bror og fadder. Faddere skal få god kunnskap om sin rolle, og støtte fra logen for gjennomføring av denne viktige oppgaven.
    2. Andre tiltak som kan bidra til å fremme vekst i logens medlemsantall vurderes.
    3. Partnere. Evt. interessenters partnere involveres og informeres i tråd med den praksis som er etablert og/eller pålagt. Partnere inviteres også til å være med på sosialaften, når denne også fungerer som venneaften i høstterminen.
    4. Sosialaften. I den grad det deltar venner som ønsker mer informasjon og medlemsskap, legges det til rette for dette. Ansvar: Embetskollegiet.
    5. Venneaften arrangeres hver vårtermin, og fortrinnsvis også høstterminen (alternativt kombinert med sosialaften). Dato tilpasses om mulig for opptakelse av nye medlemmer samme termin eller tidlig neste termin. DSS inviteres til å informere om Ordenen. Ansvar: Embetskollegiet.
    6. Informasjon. Brødrene skal ha tilgang på informasjonsmateriell som kan benyttes, og kunnskap om informasjonssider på nett (åpne web sider og facebooksider). Ansvar: Embetskollegiet og Herold.
    7. Engasjement. Det er viktig at alle brødre forsøker å delta i rekruttering,
      1. gjennom å vise engasjement for ordenen og logen også i fora utenfor denne (arbeidsplassen, venner, slekt),
      2. invitere personer som viser interesse, til å få mer informasjon, gjennom tilgjengelige brosjyremateriell eller nettsider, på venne- eller sosialaftener,
      3. eller gjennom spesiell avtale om dette med embetsmenn eller Nevnd for Styrkelse og Ekspansjon. 
  1. Engasjement nye brødre.

Fadder og fung. Ex.OM skal spesielt bidra til at den nye bror blir engasjert i logens virksomhet og etablerer god forbindelse med øvrige brødre.

  1. Utviklingsprogrammet.

Gjennomføring av utviklingsprogrammet for nye brødre ivaretas av Nevnd for Styrkelse og ekspansjon, og/eller spesielt utnevnt ansvarlig for Utvikling.

Fadder inviteres til å delta i gjennomføringen av utviklingsprogrammet for den bror han er fadder for.

  1. Etisk innhold og ritualer
    1. Etisk post

Etisk post gjennomføres på flest mulig møter, hvor det ikke er annet etisk innhold (innvielse, gradsforfremmelse, veteranjuvel). Varighet normalt inntil 5 min.

Kapellan har ansvar for planlegging og gjennomføring av Etisk Post. Han kan hente assistanse fra de brødre som er utpekt spesielt til denne støtten (Etisk Utvalg). Andre enn Kapellan kan gjennomføre Etisk Post. OM informeres om programmet for hvert møte, og kan gi innspill til dette. Etisk post kan bygge på ”Verdier i vår tid”.

  1. Etisk innhold i ettermøter

Kapellan, i samråd med UM, kan forberede utdypende foredrag el.l. med etisk innhold på ettermøter. Eksterne – eller interne – foredragsholdere kan benyttes for aktuelle temaer.

  1. Spill og seremonier.

Det skal vektlegges en gjennomføring av spill og seremonier, med god flyt, kraftfull fremføring og tydeliggjøring av det etiske innholdet i disse. CM planlegger og gjennomfører nødvendige øvelser, og støttes av Storrepresentant i dette arbeidet.

  1. Ordensetikette.

Det skal tilstrebes god kunnskap om ordensetiketten blant brødrene. Storrepresentant har et spesielt ansvar for opplæring og oppfølging av dette.

Ordensetiketten skal være tilgjengelig for brødrene på forespørsel, og kan med fordel ligge fremme under ettermøtene. Arrangeres av UM.

  1. Utadrettet virksomhet og ekstern synliggjøring.
    1. Logen skal støtte de sosiale formål som er definert for Ordenen og Logen, herunder SIRIUS OF 100.
    2. Logens utadrettede virksomhet skal også bidra til å synliggjøre Ordenen og Logen lokalt. De føringer for slikt arbeid som foreligger fra Storlogen legges til grunn.
  1. Informasjon og intern synliggjøring.

Logen skal bruke de etablerte kommunikasjonskanaler, og etablere nye i tråd med de føringer som foreligger fra Storlogen og Distriktsrådet. Elektronisk kommunikasjon benyttes primært for informasjon til medlemmer, men det skal tas hensyn til at det er påkrevd med ”analoge” kommunikasjonsmetoder for å rekke fram til alle brødre.

  1. Herold

Det etableres og vedlikeholdes elektroniske kommunikasjonsmetoder i tråd med instruks for Herold.

  1. Sosiale media.
    1. Matrikkel
      1. Matrikkel holdes løpende oppdatert på nett, ved nyinnvielser, og dødsfall.
      2. Det bør vurderes i løpet av 2022 å lage en oppdatert versjon av matrikkel med informasjon og bilde av alle brødre. En slik publikasjon vil gjøre det lettere for både nye og eldre brødre å bli kjent og oppdatert. En trykket versjon vil best ivareta behovet, men kan være et supplement til en evt. elektronisk løsning.
    2. Kommunikasjon.
      1. Nyheter fra logearbeidet av interesse for logens medlemmer, legges ut på FB side.
      2. Nyheter fra logearbeidet av interesse for ordensenhetene i distriktet, legges også ut på distriktets FB side.
      3. Nyheter fra logearbeidet av nasjonal interesse, legges også ut på Storlogens FB side (Åpen eller Lukket ut fra sakens natur).
      4. SMS (sveve.no) benyttes for effektiv SMS kommuniksjon og informasjon om kommende møte, til logens medlemmer.
      5. Embetskollegiet bør være åpen for å iverksette nye og mer effektive kommunikasjonsmidler/metoder.
    3. Facebook side (lukket/hemmelig).
    4. Hjemmeside på Storlogens domene.
  1. Markeringer utenfor logen.
    1. OM bør ved hvert møte opplyse om brødre som har fødselsdag frem til neste møte, dato og alder, samt oppfordre brødrene til å gratulere hverandre på fødselsdagene.
    2. Ved en brors begravelse skal det stilles Æresvakt ved båren i tråd med Storlogens sirkulære av 1. oktober 2018, når de pårørende ønsker dette.
    3. Det kan legges ut bursdagshilsen fra logen på logens FB side, etter avtale mellom OM og Herold.
    4. Runde tall. Etablert ordning med oppmerksomhet (blomster) til brødre ved passering av 50,60,70,75,80,85 osv. opprettholdes (ref. også Særlovens § 1 kulepunkt 4).  
  1. Organisasjon
    1. Embetsmannsmøter:
      1. Embetskollegiet møtes minst en gang pr. måned til eget embetsmannsmøte, med unntak av juni og juli måned.
      2. I tillegg til valgte embetsmenn og Fung. Ex.OM, innkalles også Inspektør, Herold og Arkivar.
      3. Nevnd for Styrkelse og Ekspansjon deltar på minst et møte pr. termin, hvor dette vektlegges spesielt.
      4. Sekretær sender pr. e-post innkalling med saksliste og referat fra forrige møte, senest 4 dager før møtets avholdelse.
      5. Embetskollegiet skal søke å planlegge logens aktivitet for ett år fremover.
      6. En god erfaringsoverføring ved skifte av embetskollegie skal vektlegges.  
    2. Nevnder og utvalg som pålagt og etablert videreføres. Disse ivaretar sine definerte oppgaver og rapporterer ved behov og i h.t. instruks.
    3. OM kan utnevne spesielle arbeidsgrupper etter behov.
  1. Kontakt og samarbeid med andre ordensenheter
    1. Besøk i andre loger

Brødrene skal oppfordres til å besøke andre loger i distriktet.

Ved gradsforfremmelser av egne brødre som foretas i andre loger, skal brødrene spesielt oppfordres til å møte.

Logen skal være representert på møter i eget distrikt som vi blir invitert til (Julemøter etc.).

Brødrene oppfordres til å bruke de fellesarenaer for kontakt utenfor logemøtene, som er etablert i distriktet.

  1. Kontakt ut over distriktet

Brødrene oppfordres til å kontakte loger for besøk, også ved reiser eller annet opphold utenfor distriktet.

De etablerte forhold til Loge no. 41 Skaulen i Sauda, og logene på Haugalandet, skal brødrene (Det Vesterlenske Turlag) oppfordres til å holde vedlike.

Det planlegges ikke å opprette formelle forhold til loger utenfor distriktet, i perioden.

  1. Økonomi
    1. Kontingent

Kontingent søkes holdt uendret i perioden.

  1. Mat og drikke.

Prisene på mat og drikke skal justeres i tråd med kostnadsøkning, for å sikre balanse i regnskapet.  Brødrene oppfordres til å delta ved brodermåltidet, og prisen på mat skal søkes holdt lavest mulig.

Ved spesielle anledninger bør embetskollegiet vurdere «oppgradering» av måltidet og ekstern hjelp til servering.

  1. Andre arrangement

Logen kan innvilge økonomisk støtte til felles arrangement for medlemmene, når dette vurderes ha en god nytteeffekt for det sosiale felleskap mellom mange av brødrene.

 

Stavanger 28/10 - 2021

Alv Svela
Storrep. /Leder nevnd for Styrkelse og Ekspansjon

Knut Skarestad
OM